Jak na sdílení důvěrných informací ve škole

Správné nakládání s informacemi o žácích je základním předpokladem důvěry mezi rodinou a školou, zároveň právní povinností školy. Mezi nejcitlivější dokumenty patří zprávy a doporučení vydaná pedagogicko-psychologickými poradnami (PPP) a speciálně-pedagogickými centry (SPC), anamnestické záznamy a další podklady, které rodiče škole poskytnou. Tyto dokumenty obsahují nejen informace potřebné pro plánování podpory žáka, ale často i lékařská, psychologická či rodinná data, která podle právní úpravy představují zvláštní kategorii údajů a vyžadují zvýšenou ochranu. Na úrovni práva se problematika řídí zejména Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a jeho českou implementací (zákon č. 110/2019 Sb.), přičemž specifika školních agend doplňuje školský zákon a metodické materiály MŠMT. 

Co považujeme za důvěrné informace

Za důvěrné informace se běžně považují zejména:

• doporučení a závěry PPP a SPC (doporučená podpůrná opatření, závěry o diagnostice apod.),
• zprávy a potvrzení lékařů či klinických specialistů,
• anamnestické a rodinné údaje sdělené zákonnými zástupci,
• interní záznamy školního poradenského pracoviště související s poskytovanou podporou.

Tyto zdroje jsou pro práci pedagogů velmi přínosné — umožňují cílené úpravy metod, organizaci práce pro podporu žáka — zároveň však obsahují informace, jejichž neoprávněné zpřístupnění může vést ke stigmatizaci žáka či porušení jeho práv na soukromí. Z právního hlediska patří některé z těchto údajů mezi zvláštní kategorie osobních údajů, které vyžadují zabezpečení.

Kdo má právo se s dokumenty seznamovat

Princip minimalizace osobních údajů znamená, že přístup k citlivým dokumentům má pouze ten pedagogický pracovník, který je pro výkon své práce skutečně potřebuje — zejména učitel, který žáka vyučuje, případně pracovníci, kteří přímo zajišťují podpůrná opatření (asistent pedagoga, školní psycholog, speciální pedagog). Přístup by neměl být plošný ani automatický (např. všichni zaměstnanci školy), pokud jejich funkce informace nepotřebuje. Rozsah přístupu je vhodné definovat vnitřním předpisem školy (pravidla přístupu, evidence nahlédnutí). Tyto zásady doporučuje i MŠMT jako součást implementace GDPR ve školách.

Předávání dokumentů mezi rodiči, školskými poradenskými zařízeními a školou

Obvyklou praxí bývá zasílání doporučení datovou schránkou do školského zařízení. Rodiče či zákonní zástupci mohou škole předat zprávu z PPP či SPC, přestože je primárně určena pouze pro ně. Zpráva však obsahuje informace o průběhu vyšetření a ucelené závěry, dále osobní, rodinnou a školní anamnézu dítěte a aktuální zdravotní stav, resp. u koho je dítě v péči (např. dětská neurologie, klinická logopedie apod.).

Takový dokument je hodnotným podkladem pro tvorbu podpůrných opatření. Škola by však při přejímání dokumentů měla postupovat podle pravidel zpracování osobních údajů: zajistit evidenci přijetí, informovat zákonného zástupce o tom, kdo má k dokumentu přístup, a dokument zabezpečit proti neoprávněnému přístupu. Zprávy PPP/SPC by měly být sdíleny jen tehdy, je-li to nezbytné pro vzdělávací proces, a vždy s ohledem na princip minimalizace údajů.

Fyzické zabezpečení: pravidlo „dva zámky“

V praxi se osvědčuje zásada fyzického zabezpečení dokumentace „dva zámky“: listinné zprávy a doporučení musí být uloženy v uzamykatelné skříni, která je umístěna v uzamykatelné místnosti. Tento dvojí fyzický bezpečnostní prvek brání snadnému nepovolenému přístupu (např. v době, kdy je budova školy provozně otevřená) a je praktickým vyjádřením povinnosti školy zajistit přiměřenou úroveň ochrany zvláštních údajů. Naopak je nevhodné a rizikové ponechávat tyto dokumenty ve volně přístupných prostorech (sborovna, otevřené police), kde je riziko ztráty či nepovoleného nahlédnutí vysoké.

Digitální uchování a sdílení

Elektronické ukládání dokumentů musí probíhat na zabezpečeném a řízeném školním úložišti — ideálně v prostředí spravovaném školou nebo zřizovatelem, které umožňuje nastavení přístupových práv, šifrování a auditních záznamů. Nepřípustné jsou osobní USB disky zaměstnanců, veřejně dostupné cloudové služby bez adekvátní smluvní a technické ochrany, či ukládání na plně sdílené disky bez omezení přístupu. Škola by vnitřními pravidly měla definovat, jaké formáty se ukládají, kdo má právo exportovat či tisknout a jak dlouho se dokumentace uchovává.

Pracovní postupy v pedagogickém týmu a komunikace s rodiči

Při sdílení informací v týmu je důležité předat pouze ty informace, které jsou pro práci s žákem podstatné (co je nutné vědět o individuálním vzdělávacím plánu, podpůrných opatřeních, speciálních vzdělávacích potřebách), a nepřekračovat rámec diagnóz či rodinných okolností, pokud to není nezbytné. Škola by měla rodiče transparentně informovat o tom, jak je dokumentace zabezpečena, kdo ji smí číst a za jakým účelem se s ní pracuje — to posiluje důvěru a splňuje informační povinnosti správce údajů.

Spolupráce školního poradenského pracoviště s pedagogy při práci s doporučením z PPP/SPC

Nedílnou součástí bezpečné i odborné práce s doporučeními poradenských zařízení je systematická spolupráce školního speciálního pedagoga nebo výchovného poradce s jednotlivými učiteli a asistentem pedagoga. Odborný pracovník školy, který má dokumentaci z PPP nebo SPC na starosti, by měl s každým pedagogem, jenž žáka vyučuje, projít obsah doporučení a ujistit se, že mu skutečně porozuměl. Cílem tohoto procesu není poukazovat na případnou neznalost učitele, ale nabídnout mu odbornou konzultaci, vysvětlit význam jednotlivých doporučení a společně hledat způsoby, jak je efektivně aplikovat ve výuce. Stejně tak je nutné obeznámit asistenta pedagoga, který je neméně důležitou osobou při každodenní implementaci podpůrných opatření. Taková konzultace poskytuje prostor pro rozpracování praktických doporučení do konkrétních vyučovacích hodin a předmětů. Učitel i poradenský pracovník mohou společně vymezit, které úpravy jsou nezbytné a lze je zajistit pravidelně — tedy v každé hodině — a které jsou specifické pro určitý typ úkolu či prostředí. Typickým příkladem je podpora žáků s ADHD, u nichž může být vhodné umožnit krátký pohyb i během výuky. Pedagog může např. žákovi svěřit drobný pohybový úkol (rozdávání sešitů, sbírání pomůcek, přenesení materiálů apod.), což přirozeně naplňuje potřebu aktivity a současně nenarušuje kontinuitu výuky. Konzultace také pomáhají učitelům správně vyhodnotit, jaké metody adaptovat, aby byly v souladu s doporučením poradny a zároveň přínosné pro žáka i celou třídu.

Tento proces zvyšuje kvalitu poskytovaných podpůrných opatření, předchází případným nedorozuměním a současně posiluje profesní jistotu učitele. Spolupráce mezi poradenským pracovištěm a pedagogickým sborem je tak významným prvkem celkového systému péče o žáky se speciálními vzdělávacími potřebami.

Shrnutí

Doporučení PPP a SPC pro školy jsou pro vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími nenahraditelným zdrojem informací a zavazujícím dokumentem, zároveň však patří mezi vysoce důvěrné podklady. Škola má povinnost tyto dokumenty chránit — procesně i technicky — a přistupovat k nim podle principů GDPR a vnitřních pravidel. Důležité jsou principy minimalizace přístupu, bezpečné fyzické i digitální uložení. Neméně důležitý je však způsob, jakým škola s obsahem doporučení skutečně pracuje. Úspěšná podpora žáka stojí na funkční spolupráci školního speciálního pedagoga či výchovného poradce s jednotlivými učiteli a asistenty pedagoga. Odborný pracovník školy by měl s každým pedagogem projít doporučení týkající se žáka, ujistit se, že všem informacím rozumí, a společně hledat konkrétní způsoby jejich aplikace v každodenní výuce. Nejde o kontrolu nebo zdůrazňování nedostatků, ale o odborné partnerství, které učiteli poskytuje jistotu, podporu a praktické návody. Díky tomu může být výuka cílenější, efektivnější a pro žáka skutečně podpůrná.

Mgr. et Bc. Alena Fenclová

Zdroje: Vlastní zkušenosti autorky z praxe školního speciálního pedagoga a www.msmt.cz

Na podobná témata nabízíme na Eduall.cz i online kurzy a webináře, kde jdeme více do hloubky a přidáváme praktické příklady nebo se přidejte se do Eduallklub, kde získáte přístup ke kompletní knihově záznamů webinářů (přes 140 záznamů) a ke všem živým webinářům.

Nově jsme pro Vás vytvořili FB skupinu

Eduall poradna pro pedagogické pracovníky a rodiče

Nebo nás můžete sledovat na Linkedln

Eduallcz